VSS information angående GDPR eller General Data Protection Regulation

I nära nog 20 år har personuppgiftslagen, PUL, styrt hur och vem som får hantera personuppgifter. Nu är de dagarna över. Från och med 25 maj 2018 är det GDPR – General data protection regulation – som slår fast reglerna för all form av behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. För myndigheter, företag och organisationer kan detta komma att betyda en hel del förändringar.

1. Information om hantering av personuppgifter
   VSS värnar om medlemmarnas integritet och vill att du som medlem skall känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till VSS. Vi är öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter och att ge dig information på ett sätt som gör att du förstår hur vi kommer behandla dina personuppgifter.Du är alltid välkommen att kontakta styrelsen om du har frågor eller synpunkter.
2. Ansvar för dina personuppgifter?
   Vikingarnas Segelsällskap (VSS), Box 100 22, 181 10 Lidingö, organisationsnummer 802003-7068, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som medlemmarna lämnar eller som inhämtas av VSS.VSS har också utsett ett särskilt dataskyddsombud (nätverksansvarig) som har i uppgift att hjälpa VSS att följa gällande dataskyddslagstiftning med kontaktuppgifter – nätverksansvarige Olof Vestling – (olof.vilhelm@gmail.com)
3. Vilka personuppgifter samlas in och hur hanteras de av VSS?
   När du har lämnat personuppgifter till oss använder vi dessa uppgifter för de ändamål och med stöd den lagliga grund som anges nedan:
   1. Ändamål för användningen av dina uppgifter:
      För att kunna hantera administration av medlemskap och båtinnehav.
      Vår lagliga grund för detta ändamål är:
      Det avtal VSS har ingått med dig utgör den lagliga grunden för behandlingen och är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra avtalsrättsliga förpliktelser och fullgöra detta avtal gentemot dig
   2. Ändamål för användningen av dina uppgifter:
      För att kunna skicka generell medlemsinfo (såsom utskick av Seglarvikingen, matrikel, fakturor, etc) och personlig medlemsinfo via e-post, sms, post eller sociala medier.
      Vår lagliga grund för detta ändamål är:
      Det avtal som vi har ingått med dig som medlem (dvs. våra ömsesidiga åtaganden) är den lagliga grunden för behandling av personuppgifterna. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra förpliktelser gentemot dig som medlem.
4. Personuppgifter som VSS samlar in
   VSS behandlar personnummer för att vi ska kunna försäkra oss om att vi har korrekt information om våra medlemmar. Förutom de personuppgifter som du lämnar till oss, hämtar vi även i vissa fall ditt personnummer och adressuppgifter via adressuppdatering i SPAR. Detta gör vi för att försäkra oss om att vår korrespondens, utskick, fakturor etc är kopplade till rätt medlem.
5. När kan vi komma att dela dina uppgifter
   VSS delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller i övrigt då det är tillåtet enligt lag. När vi delar med oss av uppgifter kommer dessa att användas för samma ändamål som vi från början samlade in dem för.
6. Lagring och lagringstid
   VSS behandlar information om dig som medlem för att kunna ge bästa service och vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för. Uppgifterna kan också sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag. VSS har löpande rutin som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig och vi minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt.
7. Information avseende medlemshistorik:
   När det gäller din medlemshistorik, kommer vi att radera sådan historik senast 24 månader efter utträde eller uteslutning.
8. Säkerhet för dina personuppgifter
   VSS hanterar endast den information som behövs och endast av de personer som behöver den, för att kunna ge korrekt information till våra medlemmar.
9. Medlemmarnas rättigheter
   VSS vill alltid vara transparenta med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i din personuppgiftsbehandling har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter via ett registerutdrag. Om vi mottar en begäran från dig, kan vi komma att begära kompletterande uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. En begäran om registerutdrag ska vara skriftligt undertecknad av dig.Du kan begära radering av dina uppgifter i den utsträckning som överensstämmer med tillämplig lag och enligt ingångna avtal med dig och vi kommer självklart alltid göra vårt bästa för att tillmötesgå din begäran om radering. Du har också rätt att invända mot vår behandling (t.ex. om något av de uppgifter som samlats in är felaktiga). I vissa fall kan inte VSS tillmötesgå din begäran om radering, om uppgifterna behövs för att uppfylla gällande lag.
10. Klagomål och tillsynsmyndighet
    Om du anser att VSS har hanterar dina personuppgifter på felaktigt sätt kan du alltid vända dig till styrelsen. Datainspektionen är ansvarig för tillsyn enligt dataskyddslagstiftning och den som anser att det förekommer felaktig hantering av personuppgifter kan framställa klagomål till Datainspektionen.
11. Kontakta oss
    Vi vill alltid ge enkel och korrekt information om hur vi använder medlemmarnas personuppgifter. För VSS är våra medlemmars personliga integritet viktig för och vi arbetar ständigt med förbättringar för att alla medlemmar alltid ska känna sig trygga med sina uppgifter hos VSS. Om du har frågor om hur vi använder dina personuppgifter är du välkommen att kontakta någon i styrelsen.

För VSS styrelse

Bengt Janson
VSS ordförande